Combinación de correspondencia de Word-Excel

Combinar correspondencia de Word a Excel

Esta función nos puede servir para combinar datos de Excel con Word, datos personales de muchas personas con algo ya predeterminado y puede ser utilizado para dar becas a los tres primeros lugares, dar una notificación a algún trabajador, algún mensaje para todo el personal etc.

Aquí se muestra un ejemplo de cómo utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:

1 Carta redactada en Word

1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook

Se va a  personalizar la carta con los datos del destinatario.

Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen.

Ahora vamos a Word y analizaremos como es que combinamos la Base de datos con la carta.

1.- Pestaña correspondencia

2.- Iniciar combinación de correspondencia

* vamos a  Seleccionar la opción paso a paso por el asistente para combinar correspondencia

3.- Comenzamos con el asistente de correspondencia

*elegiremos el tipo de documento que es “Carta” y damos clic en la opción siguiente

* Utilizar el documento actual y siguiente

* seguido damos clic en escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos “examinar” (que está en el cuadrado azul) y buscamos nuestro documento

Después saldrá una ventana como esta.

Seleccionamos la que deseemos elegir en todo caso la correspondiente. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Para hacerlo manualmente, presionamos en "más elementos",  arrojando una ventana que muestra los campos para asignar,  los cuales puedes poner en el documento al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR.  

Al asignar un campo, en el archivo Word quedara de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo.

Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles.

Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger entre:

1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondientes al número de registro que tengas en el cuadro de control.

2. Imprimir

3. Enviar por Correo