sábado, 8 de noviembre de 2014

Filtros en excel

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. Filtros en Excel

Cómo crear filtros en Excel

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Filtrar datos en una tabla de Excel
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.

Tabla dinamica

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel 2010

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.
Tabla de datos para crear una tabla dinámica

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Insertar una tabla dinámica

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.
Creando una tabla dinámica


Formularios en Google Drive

Los formularios, son una herramienta para recabar datos y poder utilizarlos para alguna investigación
Para poder hacer un formulario en Google Drive se tienen que hacer los siguientes pasos:
  1. Acceder a Google Drive con una cuenta Google, y, en la parte superior izquierda pulsar el botón "Crear" y seleccionar "Formulario".
  2. Darle un título (se usará como nombre de archivo y como título visible) y seleccionar el aspecto que queremos que tenga el formulario (fondo, tipo de letra, colores...). No hay mucha variedad y no pueden modificarse, aunque puede cambiarse por otro en cualquier momento. Aceptar.
  3. Modificar si se quiere el título (no afecta al nombre de archivo) y rellenar el campo "subtítulo". Estos dos campos deben usarse para dar información sobre la finalidad del formulario, y deben aprovecharse para especificar al máximo todo lo necesario, especialmente si las personas que van a rellenarlo son ajenas a la empresa (clientes, contactos, ...)
  4. Empezar a añadir las preguntas. Hay que elegir qué tipo es más adecuado para cada una de ellas, e indicar un título (texto de la pregunta) y un texto de ayuda si se necesita explicar algo sobre ese campo. En los campos que admiten validación, puede añadirse haciendo clic en "ajustes avanzados" y seleccionando la validación que quiere aplicarse. En cada pregunta puede indicarse además si es obligatoria o no, de forma que no se permita enviar el formulario hasta que todas las preguntas obligatorias tengan una respuesta válida.
  5. Además de las preguntas, pueden añadirse elementos de diseño al formulario:
    • Encabezado de sección: un nuevo título (con subtítulo opcional) que nos ayuda a organizar las preguntas en bloques, especialmente recomendable en formularios largos.
    • Salto de página: Un formulario puede constar de varias páginas distintas, en lugar de tener todas las preguntas en la misma. Al ir contestando, aparecerán botones en la parte inferior para avanzar o retroceder entre las páginas del formulario. Además, es posible dirigir a los usuarios a una u otra página en función de lo que respondan a una pregunta, lo que puede usarse por ejemplo para crear formularios multiidioma, preguntando en primer lugar en qué idioma desean responder y creando una página de preguntas para cada idioma.
    • Imagen: Pueden incluirse imágenes locales, den tus álbumes de Google+ o albergadas en una dirección web. Por ejemplo, puede hacerse un banner con la imagen corporativa y utilizarlo en la parte superior del formulario.
    • Vídeo: Inserta enlaces a vídeos de youtube, que quedan incrustados en el formulario. Por ejemplo, si vas a usar el formulario para recoger pedidos, puedes incrustar un vídeo en el que muestres el producto que vendes, para atraer más la atención de los usuarios.
  6. Puedes ir viendo cómo queda el formulario pulsando "ver el formulario publicado", situado en la barra superior.


Combinación de correspondencia de Word-Excel

Combinar correspondencia de Word a Excel
Esta función nos puede servir para combinar datos de Excel con Word, datos personales de muchas personas con algo ya predeterminado y puede ser utilizado para dar becas a los tres primeros lugares, dar una notificación a algún trabajador, algún mensaje para todo el personal etc.
Aquí se muestra un ejemplo de cómo utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook
Se va a  personalizar la carta con los datos del destinatario.

Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen.



Ahora vamos a Word y analizaremos como es que combinamos la Base de datos con la carta.


1.- Pestaña correspondencia
2.- Iniciar combinación de correspondencia
* vamos a  Seleccionar la opción paso a paso por el asistente para combinar correspondencia
3.- Comenzamos con el asistente de correspondencia
*elegiremos el tipo de documento que es “Carta” y damos clic en la opción siguiente
* Utilizar el documento actual y siguiente
* seguido damos clic en escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos “examinar” (que está en el cuadrado azul) y buscamos nuestro documento

Después saldrá una ventana como esta.


Seleccionamos la que deseemos elegir en todo caso la correspondiente. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.


Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como ejemplo, Nombre o Ciudad.


Para hacerlo manualmente, presionamos en "más elementos",  arrojando una ventana que muestra los campos para asignar,  los cuales puedes poner en el documento al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR.  

Al asignar un campo, en el archivo Word quedara de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo.

Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles.


Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger entre:

1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondientes al número de registro que tengas en el cuadro de control.

2. Imprimir


3. Enviar por Correo

Creación de un banner

Creación de un Banner
Para crear un banner es necesario entrar a la pagina llamada “web Banner Maker”.
Lo primero es elegir el tamaño de nuestro banner

Después elijemos nuestro diseño de base, de entre todas las opciones que nos tiene Banner Maker.


Se le puede insertar el texto a nuestro Banner, para esto vamos a dar clic sobre el botón de color verde que dice insertar texto, saldrá una ventana al lado, la cual nos permitirá brindar un determinado formato a nuestro texto.

 

Vamos a guardar nuestro banner ya editado en el boton save y damos  clic en apply, con tal de que se apliquen los cambios correspondientes.